Archiefstukken naar Tresoar Archiefstukken naar Tresoar
Archiefstukken naar Tresoar

In oktober 2019 zijn wij gestart met het opruimen en sorteren van de vijf zwarte kasten op de zolder van De Moeting, met documenten van de twee kerken. Ale Dijkstra, Douwe Soepboer en ondergetekende hebben na het bestuderen van de richtlijnen van de PKN en Tresoar een start gemaakt. Een hele klus. Tresoar wil alleen losse documenten, geen kasstukken maar wel notulenboeken, ook de geprinte versies sinds de intrede van de computer enz. Van de documenten moeten alle nietjes en paperclips enz. worden verwijderd en daarna moet er per onderdeel een bundel gemaakt worden. Om de losse documenten vouwden we een A4 met daarop een tijdelijk nummer. De inventarislijst moet chronologisch opgesteld worden. Dus met de oudste stukken beginnen.

Verbazingwekkend dat er nog notulenboeken van de naaischool Priscilla van de Hervormde Gemeente, periode 1925-1966, en notulenboeken van de Hervormde knapenvereniging Timotheüs en de knapenvereniging van de Gereformeerde kerk, periode 1936-1972, in de kasten lagen.

Hoe ga je beginnen? Elk van ons nam een aantal dozen of losse stukken die soms in een plastic zak lagen (!) mee en maakte een selectielijst met nummers en omschrijving. Begin januari was de selectie klaar en zijn de drie documenten door mij samengevoegd tot een inventarislijst. Zie voorbeeld:

129-137 Hervormd verenigingsgebouw 1946-1999 De Moeting vanaf 2005
129 1946-1959 notulen gebouwencommissie 130 1946-1963 kasboek christelijke belangen enz.

Hierna moesten de verschillende bundels in de speciale dozen van Tresoar worden gedaan en voorzien van het inventarisnummer en het nummer van de doos. De dubbele exemplaren van verschillende documenten zijn verwijderd. De inventarislijst is in een Excelbestand opgemaakt.

De samenwerking ging prima; één van ons zocht de betreffende bundel uit, bijvoorbeeld, doos twee van Ale en als er in een doos van Douwe of Nynke ook nog iets zat van de betreffende periode of onderdeel dan werd dat samen een nieuwe bundel. Dit was een precies klusje maar na enkele sessies waren de 16 dozen ingepakt en inclusief de grote kasboeken klaar voor transport naar Tresoar.

Op 28 juli zijn Ale en ondergetekende naar Tresoar gereden en heeft de overdracht plaatsgevonden.

Hoe nu verder?
Er is een officiële overeenkomst van bewaargeving getekend. Niet alles is openbaar. Pas na 75 jaar mag iets openbaar gemaakt worden. De notulenboeken van 1925 (95 jaar geleden) zouden theoretisch ingezien mogen worden. Te zijner tijd is onze inventarislijst met 245 beschreven archiefstukken terug te vinden op de website van Tresoar. Tresoar heeft een grote werkvoorraad liggen en kampt met achterstanden, volgens de medewerker kan het best nog wel een tijd duren voordat de lijst zichtbaar is. Als belangstellenden iets willen inkijken krijgt de scriba hiervan bericht. Er lag ook al een deel van het archief van de Hervormde Gemeente van Sumar inclusief een inventarislijst met 82 beschreven archiefstukken die in 2002 zijn overgedragen.

De kasten zijn op enkele oude Bijbels en liedboeken na leeg. De oude kasstukken o.a. van 1944 zijn door Eelke Hoekstra gesorteerd. De lidmaatkaartjes (o.a. van 1931) van de Gereformeerde Kerk die Geertje de Jong bij mij bracht, heeft Eelke ook gesorteerd en gedigitaliseerd. Te zijner tijd zullen we nog een beslissing moeten nemen voor de bewaarplaats van de Bijbels en de kaartenbak. De kasstukken zijn erg interessant om ook te delen t.z.t.

ordt vervolgd.
Ale, Douwe en Eelke: TIGE TANK FOAR DE NOFLIKE GEAR- EN MEIWURKING (ek út namme fan de tsjerkeried).

Voor de foto's klik hier

Nynke Bosgra (scriba)
7 augustus 2020
terug